Een festivalbruiloft organiseren: zo pak je het aan

Geen zaal, geen zittend driegangendiner, wel lampjes in de bomen, foodtrucks, picknicktafels en een dansvloer in het gras. De festivalbruiloft is al een paar jaar de meest gezochte trouwstijl op Pinterest en trouwblogs, en dat is niet gek: het voelt losser dan een klassieke bruiloft en je gasten lopen de hele dag door elkaar. Maar een festival organiseren vraagt wel wat meer planning dan een feest in een zaal. Dit is wat wij na vijftien jaar lange tafels in het gras geleerd hebben.

Wat is een festivalbruiloft precies?

Een festivalbruiloft is een bruiloft in de open lucht waarbij het eten, de drank en het vermaak verspreid staan over het terrein, zoals op een foodfestival. Gasten halen zelf hun eten bij kraampjes of foodtrucks, zitten waar ze willen en de dag loopt van ceremonie via borrel naar feest zonder harde knip. Vaak hoort er een thema bij: boho met droogbloemen, bohemian met kleden en kussens, of juist strak met witte stretchtenten.

1. Kies een terrein dat het aankan

Je hebt ruimte nodig voor een ceremonieplek, een eetgebied, een bar, een dansvloer en parkeren. Reken op minstens 1.000 vierkante meter gras voor 80 tot 120 gasten. Let op drie dingen: stroom (een festival vraagt meer dan een zitdiner), toiletten en een regenplan. Boerderij de Boerinn in Kamerik, Fort de Batterijen in Nieuwegein en de Proeftuin van Linschoten zijn plekken waar wij dit vaker gedaan hebben; kijk bij Kies je plek. Een eigen weiland van familie kan ook, mits de gemeente een melding of vergunning accepteert; vraag dat drie maanden vooraf na.

2. Eten als beleving, niet als pauze

Het eten is op een festivalbruiloft het programma. Werk met drie tot vijf “kramen” die elk één ding goed doen: de grill met bavette en gegrilde groenten, pizza uit de houtoven, een oesterbar of een taco-kraam, een kaastafel, en later op de avond friet of broodjes pulled pork. Zet de kramen op loopafstand van elkaar, zodat er beweging in blijft. Wat wij vaak adviseren: begin tóch met één gezamenlijk moment aan een lange tafel, bijvoorbeeld de toast en het voorgerecht. Daarna mag het losgaan. Zo heb je één foto met iedereen erop en voelen opa en oma zich ook thuis.

3. Drank: afkoop of op basis van verbruik?

Op een festival drinken mensen de hele dag door, dus reken ruim. Een open bar op basis van nacalculatie is op een buitenlocatie meestal voordeliger dan drankafkoop, omdat je alleen betaalt wat er echt opgaat. Meer daarover in ons artikel over drankafkoop. Zorg voor veel water en een alcoholvrije optie die er net zo feestelijk uitziet, zoals een limonadebar of ijsthee met kruiden uit de pluktuin.

4. Zitten, schaduw en regen

Zet meer zitplekken neer dan je denkt nodig te hebben: picknicktafels, strobalen met kleden, een lounge van pallets, en een paar lange tafels onder een stretchtent. Die tent is tegelijk je regenplan. Een stretchtent van 10 bij 15 meter biedt plek aan 100 gasten en staat in een paar uur. Huur hem sowieso; een festivalbruiloft zonder dak is gokken met het weer.

5. Tijdlijn van een festivaldag

• 14.00 Ontvangst met koffie, thee en iets lekkers van de koffiekar
• 15.00 Ceremonie in het gras
• 15.45 Toast en borrel, de eerste kramen gaan open
• 17.30 Gezamenlijk moment aan de lange tafel
• 18.00 tot 21.00 Foodfestival: kramen open, muziek, spelletjes
• 21.00 Taart of dessertkraam, daarna feest
• 23.30 Late night snack

Wat kost een festivalbruiloft?

Bij ons begint een complete festivaldag, van ontvangst tot late night snack en inclusief drank, kok en bediening, bij een daggastprijs vanaf 125 euro per persoon vanaf 40 gasten. Tent, meubilair en locatiehuur komen daar bovenop. Een eigen weiland scheelt locatiehuur, maar vraagt wel om toiletten en stroom; reken daar 1.500 tot 3.000 euro voor. Alle richtprijzen staan op Zo werkt het.

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie alleen de catering doen en regelen wij de rest?
Ja. Wij verzorgen eten, drank, kok en bediening; tent, muziek en fotograaf kiezen jullie zelf. We hebben vaste partners als je dat makkelijk vindt.

Werkt een festivalbruiloft ook met 40 gasten?
Zeker. Dan maken we twee of drie kramen in plaats van vijf, en zetten we één lange tafel neer als hart van het feest.

Kan het ook in het najaar?
Tot en met begin oktober gaat het goed, met vuurkorven en dekens. Daarna adviseren we een schuur of kas als basis.

Plannen jullie een festivalbruiloft? Lees meer over bruiloften bij Offroad Catering of mail naar contact@langetafelsinhetgras.nl; we denken graag mee over het terrein en de opzet.